Soma majibu ya Maswali ya wadau Mei-Julai 2014

MAJIBU YA MASWALI YA WADAU MEI-JULAI 2014

MASWALI NA MAJIBU YA HOJA MBALIMBALI ZA WADAU

Awali ya yote Sekretarieti ya Ajira katika Utumishi wa Umma, inapenda kuwashukuru wadau wote waliotuandikia maoni pamoja na kuuliza maswali mbalimbali kwa kipindi chote cha mwezi Mei hadi Julai, 2014. Maswali yao yanasaidia sana pindi yanapotolewa majibu ya jumla kwa faida ya wasomaji wetu wengine katika kuelimishana kuhusu masuala yanayohusu uendeshaji wa mchakato wa ajira Serikalini.

  SWALI

Nimekuwa mfuatiliaji wa Vyombo mbalimbali vya Habari ikiwemo mitandao ya kijamii na kuna wakati niliona baadhi ya wadau wenu wakilalamikia suala la kutumia transcript katika kutuma maombi ya kazi. Je, Sekretarieti ya Ajira mnalizungumziaje suala hilo?

JIBU
Kuhusu suala la matumizi ya “Transcript” katika kuwasilisha maombi ya kazi inakubalika ila kutegemeana na muda wa mhusika aliomaliza masomo/elimu yake. Kwa mfano mhusika amemaliza chuo miaka miwili iliyopita na chuo alichomaliza elimu/mafunzo yake bado hakijatoa vyeti kwa wahitimu wake, basi mwombaji anaweza kutumia transcript kuwasilisha maombi yake ya kazi. Ila endapo mwombaji atatumia transcript kuwasilisha maombi na chuo husika alichomaliza kilishatoa vyeti vya kuhitimu atatakiwa kuambatanisha na nakala ya cheti cha kuhitimu na siku ya usaili anapaswa kuja na nakala halisi zote za taaluma aliyonayo na si kuendelea kutumia transcript peke yake. Aidha, ni muhimu waombaji wakafahamu kuwa endapo cheti cha kuhitimu hakijatoka chuoni na mhusika ameona tangazo na kutuma maombi kwa kuwasilisha transcripts zilizoandikwa provisional, au provisional results hazitakubaliwa.

SWALI

Je, mnachukua hatua gani pale ambapo mwombaji kazi alishapangiwa kazi na Sekretarieti ya Ajira na anaomba tena kwa nafasi ileile lakini Taasisi tofauti?
JIBU

Sekretarieti ya Ajira inachofanya kwa woambaji ambao walishawahi kufanya usaili wakafaulu na kupangiwa vituo vya kazi alafu hawakwenda au walikwenda kuripoti na kuamua kuacha kazi katika maeneo husika ni kutokuwapangia tena hata kama wataomba endapo kazi wanayoiyomba ni kwa nafasi ama kada ileile ili kutoa fursa kwa wale wenye kuhitaji kazi na sio kuendelea kupoteza rasilimali za serikali kuwafanyia baadhi ya watu mchakato wa ajira ambao bado hawajajua wanataka nini.

Hatua nyingine tunayoaichukua kwa watu kama hao ni kuwaelimisha madhara ya kupangiwa kazi sehemu fulani na kukataa kwenda kwa kutaka kuchagua maeneo au ofisi fulanifulani tu za kufanya kazi. Baadhi wameweza kutuelewa na sasa hawachagui maeneo ya kwenda kufanya kazi kwani wanaelewa changamoto ya ajira iliyopo nchini na wasomi ni wengi lakini hawana ajira sasa ni vyema kwa wale wanoipata kuitumia fursa hiyo vyema kuliko kuendelea kujidanganya na kujikuta amepoteza fursa nzuri ya kujikwamua kiuchumi na kimaisha na kubakia mtaani akilalamika na akitangatanga na kuwa tegemezi kwa ndugu na jamii kwa ujumla.

SWALI

Ninajua mmekuwa mkiendesha mchakato wa ajira ikiwemo kufanya usaili wa nafasi mbalimbali kama za;-
a)    Watendaji Wakuu wa Mashirika/Taasisi za umma;

b)    Watumishi wa kada za kawaida/kada ya kuingilia kazini

c)    Academic Staff/Professional Staff;

Swali langu linakuja je, hawa wote mmekuwa mkiwafanyia usaili wa aina moja? Kama sio je, ofisi yenu ina Wataalam wa kutosha kufanya saili za aina zote?

JIBU

Kulingana na swali lako nitalijibu kwa A) na B) sehemu A) nitaelezea kuhusu aina za usaili kulingana na kada na B) nitaeleza kuhusiana na namna Sekretarieti ya Ajira inavyoweza kufanya aina zote za usaili kulingana na wataalam iliyo nao.

A) Kuhusu suala la usaili nalo nitalielezea kulingana na kada kama ulivyoaziainisha;-

                                          i.        Watendaji Wakuu wa Mashirika/Taasisi za umma; Watendaji hawa wanapoitwa kwenye usaili hupewa mada ambao wanatakiwa kuiandaa kwa muda wa saa moja kwa kutumia kompyuta na kisha  baadae huingia kwenye jopo la usaili lenye wataalam wa kada husika na kuiwasilisha kwa kawaida muda huwa aupungui nusu saa na kuendelea na kisha jopo la wataalam huanza kumuuliza mhusika maswali kutokana na mada aliyowasilisha. Kimsingi msailiwa atatkiwa kupata alama kuanzia sitini (60) na kuendelea endapo atapata alama chini ya hapo basi mwombaji atakuwa ameshindwa usaili. Kwahiyo unaweza kuona kuwa msailiwa amepitia atua tatu za usaili yaani mtihani wa Kuandika (Written examination), Kuwasilisha (Presantation) na Mwisho usaili wa ana kwa ana (Oral interview).

                                        ii.        Watumishi wa kada za kawaida/kada ya kuingilia kazini;-

Watumishi wa kada hii mara nyingi huwa na waombaji wengi sana kwa nafasi moja au mbili. Hivyo waombaji hawa wanapoitwa kwenye usaili kulingana na wingi wao na Sera ya Menejimenti ya na Ajira katika Utumishi wa Umma toleo la 2 la mwaka 2008 kazi mojawapo ya Sekretarieti ya Ajira ni kufanya usaili na kuweka kumbukumbu za waombaji nafasi za kazi waliofaulu katika kanzidata. Kwahiyo Sekretarieti hufanya usaili wa kuandika pale tu inapotokea waombaji kazi ni wengi na wana sifa zinazolingana na kwa wale watakaofaulu kwa alama kuanzia  hamsini (50) na kuendelea huitwa katika usaili wa pili ambao ni wa ana kwa ana (oral interview). Ambapo msailiwa yeyote atakayepata alama zaidi ya hamsini (50) na kuendelea hupangiwa vituo vya kazi kulingana na mahitaji ya waajiri na mshindi aliyeongoza kwa ufaulu na watakaobakia huingizwa kwenye kanzidata (Database) ya ofisi.

                                       iii.        Academic Staff/Professional Staff;

Usaili wa Wahadhiri una tofauti kwanza msailiwa anatakiwa kupata alama kuanzia sabini (70) na kuendelea. Aidha, utaratibu wa usaili kwa kada hii msailiwa hupewa fursa ya kuchagua mada moja katika eneo lake la kitaaluma/kufundishia na kutakiwa kuiandaa kwa muda wa dakika arobaini na tano (45) mara baada ya kuianda anatakiwa kuiwasilisha kwenye jopo la usaili lenye wataalam ambao hupima vitu vingi kutoka kwa mhusika ikiwemo mbinu za ufundishaji, uwezo/uelewa wa mhusika katika fani husika, kiwango cha elimu nk.

B), Baada ya kufafanua taratibu na hatua za usaili kwa kila kada kama ulivyoainisha sasa nitaongelea namna Sekretarieti ya Ajira inavyoweza kuendesha saili zote hizo ulizozitaja. Aidha, Sekretarieti baada ya kufanya uchambuzi wa vibali vya ajira vilivyowasilishwa na Waajiri kulingana na mahitaji waliyonayo na kutoa matangazo na waombaji mbalimbali kuleta maombi yao kwa kawaida Sekretarieti ya Ajira imekuwa na utaratibu wa kushirikisha wataalam mbalimbali kutoka katika sekta ama Taasisi husika inayohitaji watumishi kutoa Wataalam watakaoshirikiana na Watumishi waliopo katika Sekretarieti ya Ajira kufanya yafuatayo;-

a)    Kuandaa maswali yatakayotumika kwenye usaili kulingana na kada inayotakiwa.

b)    Kuunda majopo ya usaili kwa ajili ya kuwafanyia usaili waombaji wa fursa za ajira.

c)    Kusahihisha mitihani husika au kuwafanyia mafunzo ya vitendo kulingana na aina ya kazi inayoombwa.

SWALI

Moja ya mambo yanayosisitizwa na Serikali katika utekelezaji wa masuala mbalimbali ni ushirikishwaji wa sekta binafsi, tungependa kufahamu taasisi yako inashirikiana vipi na sekta binafsi katika suala zima la kuhakikisha wanapatikana Watumishi wa Umma wenye sifa na vigezo stahiki?
JIBU

Ukisema suala la ushirikiswaji wa sekta binafsi ni suala pana sana, ila Sekretarieti ya Ajira inashirikiana na wadau wengi wakiwemo wa sekta binafsi kama ulivyosema, hasa kwa kutekeleza majukumu yake kwa mujibu wa Sera, Sheria, Kanuni na Taratibu ili kuhakikisha Serikali inapata Watumishi bora na wenye sifa, vigezo na ujuzi kulingana na nafasi walizoziomba.

                       i.        Sekretarieti ya Ajira inatekeleza majukumu yake kwa uwazi, ikiwemo kutoa matangazo ya kazi kupitia vyombo mbalimbali vya habari na kujaza nafasi wazi kwa mujibu wa sifa, vigezo na ujuzi wa mwombaji wa fursa ya ajira.

                      ii.        Sekretarieti ya Ajira inashirikiana na wadau mbalimbali wakiwemo wa sekta binafsi katika kutunga maswali ya usaili, kusahihisha au kuunda majopo ya usaili pale inapobidi kufanya hivyo kulingana na taaluma ya wahusika.

                    iii.        Sekretarieti ya Ajira inashirikiana na wadau mbalimbali katika kubadilishana na uzoefu na kupeana ushauri kwa lengo la kuendelea kuboresha utendaji kazi wa Sekretarieti ya Ajira na sekta husika siku hadi siku.

SWALI

Kwa muda mrefu kumekuwa na malalamiko kuhusu utendaji wa baadhi ya Watumishi wa Umma kwamba, utekelezaji wao wa majukumu hauendani na sifa za elimu walizonazo na suala hili limehusishwa na ujanja ujanja unaofanywa na baadhi yao wakati wa mitihani. Je, PSRS inafanya nini kuhakikisha sekta ya umma inapata watumishi mahiri kulingana na sifa zao za elimu zao?
JIBU

                       i.        Sekretarieti ya Ajira ili kukabiliana na hali hiyo, kwanza inatekeleza majukumu yake kwa mujibu wa Sera, Sheria, Kanuni na Taratibu.

                      ii.        Sekretarieti ya Ajira, inahakikisha inawachukua waombaji wale tu waliokidhi vigezo na wana sifa kulingana na masharti ya tangazo tulilolitoa.

                    iii.        Sekretarieti ya Ajira, inaendelea kuimarisha mifumo ya kiutendaji ili kupunguza na kuondoa udanganyifu unaofanywa na baadhi ya waombaji.

                    iv.        Sekretarieti ya Ajira imekuwa ikivichukua vyeti inavyohisi ni vya kughushi na kuviwasilisha katika mamlaka husika ambako waombaji walidai kuvipata mfano Baraza la Mitihani la Taifa (NECTA), Vyuo vya mafunzo ya ufundi (VETA) au Wakala wa Usajili, Ufilisi na Udhamini (RITA) na taasisi nyinginezo ili kuvishikilia kwa ushahidi kwa ajili ya hatua za kisheria vitakapohitajika.

                      v.        Sekretarieti ya Ajira, imekuwa ikiwaondoa katika orodha ya wasailiwa pale inapojiridhisha kuwa vyeti walivyotumia kuomba fursa ya ajira si halali;

                    vi.        Sekretarieti ya Ajira iko katika mchakato wa kuwachukulia hatua za kisheria ikiwemo kuwapeleka mahakamani wale waombaji ambao wametumia au wametoa taarifa za udanganyifu kwa lengo la kujipatia ajira kwa kushirikiana na mamlaka husika ili kukabiliana na tatizo hili katika utumishi wa umma.

                   vii.        Sekretarieti ya Ajira inaendelea kutoa elimu kwa umma ili waelewe kuwa kudanganya au kutumia vyeti ambavyo si vyako ama vya kughushi ni kosa la jinai linaloweza kumfikishwa mwombaji katika vyombo vya sheria na itakapothibitika ametenda kosa hilo mtuhumiwa anaweza kufungwa jela, kulipa faini, kupoteza kazi kama alishaipata. Kwa mfano kulingana na Sheria ya Baraza la Mitihani la Taifa (NECTA) mtu akibainika ameghushi cheti cha baraza hilo kwa lengo la kupata ajira anaweza kupelekwa jela kw kifungo kisichozidi miaka ishirini (20) au kutozwa faini isiyozidi shilingi mlioni moja (1,000,000) au adhabu zote mbili kwa pamoja.

SWALI

Pamoja na uwepo wa PSRS kwa miaka mitatu na zaidi bado haifahamiki kwa wananchi walio wengi, je mnafanya nini kuhakikisha wananchi wanaelewa kikamilifu uwepo na majukumu ya taasisi hii?
JIBU

Ni kweli Sekretarieti ya Ajira haijaweza kufahamika vya kutosha kutokana na upya wake kwani imeanza kutekeleza majukumu yake mwaka 2010 na sasa ndio mwaka wa nne. Sekretarieti ya Ajira inafanya yafuatayo ili kuhakikisha inaendelea kufahamika kwa wadau wengi zaidi;-

                      i.        Imeanzisha tovuti ya Sekretarieti ya Ajira kwa lengo la kutoa habari za mchakato ajira katika Utumishi wa Umma kupitia teknolojia ya habari na mawasiliano (ICT). Ambapo imeigawanya tovuti hiyo katika sehemu nane ambazo zitatoa taarifa mbalimbali kwa wadau wa ajira na kwa umma kwa ujumla. Sehemu hizo ni pamoja na “Home page”, Muundo wa Sekretarieti ya ajira, taarifa za matukio yatakayojiri katika ofisi hii, Matangazo mbalimbali ya ajira na matangazo ya zabuni na  sehemu ya wadau kutoa maoni yao.

                    ii.        Imeshafanya ziara za kikazi katika mikoa na Taasisi za elimu  kwa lengo la kuelimisha umma juu ya majukumu yake na namna inavyoyatekeleza ambapo imeshatembelea takribani mikoa yote ya Tanzania Bara na Zanzibar.

                   iii.        Inafanya usaili katika mikoa mbalimbali nchini lengo ikiwa ni kuwapunguzia gharama waombaji kusafiri na pia kuendelea kuelimisha wadau katika mikoa husika juu ya namna tunavyoendesha mchakato wa ajira Serikalini.

                   iv.        Imekuwa na Mikutano na Vyombo mbalimbali vya Habari wakiwemo Wahariri kwa lengo la kueleza majukumu yetu na kupata mrejesho kutoka kwao.

                    v.        Imekuwa ikiandaa vipeperushi mbalimbali ikiwemo vitini, kalenda, mabango, tisheti na kuvigawa kwa wadau mbalimbali kadri inavyowezekana.

                   vi.        Imekuwa ikishiriki katika maonesho mbalimbali ya kitaifa yakiwemo wiki ya Utumishi wa Umma, maonesho ya sabasaba na nanenane kwa lengo la kukutana na wadau na kuelimishana juu ya majukumu ya chombo hiki muhimu cha kuendesha mchakato wa ajira Serikalini.

                  vii.        Imekuwa ikitoa matangazo ya fursa za ajira, kuitwa kwenye usaili, matokeo ya mchujo na kuitwa kazini kwa njia mbalimbaliikiwemo kupitia kwenye vyombo vya habari kama vile Tovuti ya Sekretarieti ya Ajira na taasisi nyinginezo, Radio, Runinga, Magazeti na pia kuzibandika katika mbao za matangazo kwa mfano iliyopo nje katika jengo la Maktaba kuu ya Taifa.

                viii.        Imekuwa ikiandika habari mbalimbali zinazohusu masuala ya ajira na kuzituma katika Vyombo vya habari nchini.

                   ix.        Imekuwa na utaratibu wa kujibu malalamiko ya wadau na kuwatumia kwa njia ya barua pepe, posta, au kuonana nao ana kwa ana pale wapofika katika ofisi zetu maana kuna maafisa malalamiko na Kitengo cha Mawasiliano Serikalini katika kujibu hoja mbalimbali za wadau ili kuendelea kukuza uelewa wao katika masuala ya mchakato wa ajira yanavyoendeshwa na Sekretarieti ya Ajira katika Utumishi wa Umma.

                    x.        Imekuwa ikifanya mahojiano na vyombo vya habari kila fursa hiyo inapopatikana. Aidha, iko katika mkakati wa kuandaa makala mbalimbali pamoja na programu maalum ya vipindi vya elimu kwa umma kwa njia ya Radio na Runinga kadri uwezo wa kifedha utakavyorusu.

SWALI

PSRS imeanzishwa katika kipindi ambacho kuna tatizo kubwa la ajira hapa nchini, hivyo kuwafanya baadhi ya waombaji kuomba kila nafasi ya kazi anayoiona mathalani mtu mwenye sifa ya shahada ya kwanza anaweza kuomba kazi yenye sifa ya diploma na wakati huo huo kuomba kazi yenye sifa ya digrii, inapokea hali hiyo huwa mnafanya nini?
JIBU

Inapotokea hali kama hiyo tunachokiangalia na kuzingatiwa ni sifa ya msingi ya kuingilia katika nafasi husika kama zilivyoainishwa kwenye miundo ya kiutumishi (scheme of service). Aidha, sifa ya ziada inachukuliwa kama “added advantage” kwa mhusika. Endapo waombaji wa kada/nafasi husika wapo wa kutosheleza hizo sifa za ziada hazitazingatiwa. Ila angalizo kwa baadhi ya waombaji unaweza kukuta kada inayotakiwa ni mwanasheria, lakini mwombaji amesoma shahada ya uchumi alafu akachukua shahada ya uzamili katika fani ya sheria hapo ajue wazi hawezi kuchaguliwa katika kazi aliyoiomba. Ijapokuwa kuna kazi zinazoweza kuingiliana mfano endapo kazi inayotakiwa inahitaji Afisa Tawala na mwombaji amesoma sheria na kufanya mwaka mmoja wa mafunzo ya sheria (school of law) akamaliza, mwombaji huyo endapo ataomba kazi hiyo na kukuta walioomba wako wanne (4) na kuna fursa za kazi saba (7) mtu huyo anaweza kuchukuliwa kwa nafasi hiyo. Ingawaje tunahimiza watu kuomba kazi kuendana na fani uliyosomea na fursa ya ajira iliyotangazwa kwa kuzingatia vigezo vya tangazo husika ili kujiweka katika nafasi nzuri ya kupata kazi hiyo.

            SWALI

Kutokana na na tatizo la ajira watu wengi hawaamini nafasi za kazi hasa katika Utumishi wa Umma zinazotangazwa katika vyombo mbalimbali vya habari mfano magazeti, kwa madai kwamba tayari nafasi hizo zina wenyewe, je mnakabiliana vipi na madai kama hayo?
JIBU

Ni kweli hivi sasa hapa nchini kuna changamoto kubwa ya ajira hususani kwa vijana, lakini Serikali imekuwa na jitihada mbalimbali za kuhakikisha inakabiliana na changamoto hiyo ikiwemo kufufua viwanda, Kilimo na sekta isiyo rasmi Napenda ni kuhakikishie kuwa nafasi zote zinazotangazwa katika Vyombo vya habari na Sekretarieti ya Ajira katika Utumishi wa Umma, ajira zote hupatikana kwa njia ya ushindani wa sifa zinazoainishwa na sii vinginevyo, hii inaimarisha uzingatiaji wa Sheria, Kanuni na Taratibu. Aidha, kupitia Sheria ya Utumishi wa Umma Na. 8 ya 2002 ikisomwa kwa pamoja na Sera ya Menejimenti na Ajira toleo Na. 2 ya 2008 msisitizo umewekwa zaidi kwenye ushindani.

Changamoto hii tunaendelea kukabiliana nayo kwa kutoa elimu kwa wadau wetu, ikiwemo kutolea ufafanuzi maswali ya wadau kama haya uliyoyatuma kwetu. Aidha, hatua nyingine tunayoichukua ni ya kuweka wazi matangazo na matokeo ya usaili kwa kuwataja waliofanikiwa kufaulu usaili katika tovuti ya Sekretarieti ya Ajira ambayo ni www.ajira.go.tz, na hata wale waliobaki kwenye kanzidata tumekuwa tukiweka hadharani takwimu za walioshapangiwa vituo vya kazi kutoka katika kanzidata kulingana na mahitaji na idadi ya waajiri walioshapelekewa, kama nilivyoainisha katika jibu la swali la 2 (ii).

SWALI

Kwa kuwa PSRS ndiyo inayosimamia upatikanaji wa ajira katika Utumishi wa Umma kwa maana ya Wizara, Wakala zinazojitegemea na taasisi nyingine za Umma, hivyo kuna uwezekano wa mtu mmoja kuomba kazi katika taasisi hata 50, je PSRS inafanya nini katika kutunza kumbukumbu za waombaji wa nafasi mbalimbali za ajira kulingana na utaalamu wao?
JIBU

Ni kweli PSRS ndio inajukumu la kuajiri watumishi wa Umma katika Wizara, Wakala zinazojitegemea na taasisi nyingine za Umma kama ulivyosema katika swali lako la msingi. Kinachofanyika katika Sekretarieti ya Ajira ni kuhifadhi kumbukumbu mbalimbali za waombaji kazi kulingana na maombi yao mara na baada ya kuwapangia vituo vya kazi. Pili, imekuwa ikikusanya orodha ya wataalam mbalimbali kutoka katika vyuo vya elimu na kuhifadhi katika kanzidata yake kwa lengo la matumizi mbalimbali Serikalini. Kama nilivyoeleza awali kuna wataalam ambao tunatunza kumbukumbu zao ili kusubiri kuwapangia vituo vya kazi pindi fursa inapojitokeza kwa wale waliofaulu saili mbalimbali, na wengine tunahifadhi kumbukumbu zao ili kuweza kuwabaini wale ambao tulishawapangia vituo vya kazi na hawakwenda kuripoti ili wanapoomba tena wasipewe fursa hizo kwani wanachagua sehemu za kufanya kazi, na wengine tunahifadhi kumbukumbu zao ili kuepuka kumpangia mtu mmoja kazi mara mbili. Aidha, kwa kanzidata ya wataalam/weledi tunaihifadhi ili iweze kusaidia katika nafasi mbalimbali za mchakato wa ajira ikiwemo kutoa ushauri wa kitaalam kwa baadhi ya kada nk.

Imetolewa na Kitengo cha Mawasiliano Serikalini, Ofisi ya Rais Sekretarieti ya Ajira katika Utumishi wa Umma 22 Julai, 2014.

Leave a Comment